Archivio online (della posta elettronica)

La posta elettronica è lo strumento principale per lo scambio di messaggi e comunicazioni, anche in tempo di "chat" e "social network".

Rispetto ad altri sistemi di messaggistica ha l'enorme vantaggio della persistenza, e quindi è adattissima alla conservazione, anche in funzione della documentazione storica.

Se dunque i messaggi devono esser conservati, si pongono alcune questioni:

• cosa conservare
• dove conservare
• come gestire le operazioni di conservazione e scarto

Ovviamente bisogna avere a disposizione uno spazio adeguato e protetto, e in questo viene di grande aiuto la funzione di "archiviazione online", a disposizione degli utenti a partire da febbraio 2017.

Cosa conservare

Bisogna ribadire il concetto che i messaggi devono essere conservati, soprattutto quelli di contenuto originale (nel senso di "autografo").

Non ha senso quindi conservare le circolari, le copie di verbali, i volantini, le newsletter, i "Rapporti di quarantena", gli stupidissimi powerpoint new age, e tutta quella roba che si può trovare su qualsiasi sito internet.

Per quanto riguarda la posta inviata il criterio è identico: ci si ricordi solo che la "posta inviata" è solo una copia senza valore di ciò che viene spedito.

Dove conservare

Poichè è necessario conservare i dati in luogo sicuro e protetto, il consiglio è sempre quello di utilizzare i sistemi di archiviazione su server (storage) allestiti dal CeSIT. C'era già la home folder; ora lo storage online viene applicato anche alla posta elettronica, consentendo a tutti gli utenti di evitare lo scaricamento e la conservazione locale. 

L'"archivio online" è a tutti gli effetti una cassetta postale aggiuntiva, che però svolge solo funzione di archivio (e non di recapito).
Essendo per definizione "on line" non può essere usato "off line": è necessario avere perciò una connessione attiva al server (cioè, più prosaicamente: non si può usare senza internet).

Le cassette postali dispongono di uno spazio sufficientemente grande, quindi questa funzione non è generalmente attivata per tutti: chi ne vuole usufruire la deve richiedere al CeSIT.

Il metodo di accesso POP è stato dismesso anche per facilitare le operazioni di conservazione.

Gestire le operazioni di conservazione e scarto

Chi ha richiesto la cassetta di archivio vede apparire in Outlook, nel riquadro delle cartelle, una nuova cassetta "Archivio online -...", che ripropone la stessa struttura di cartelle della cassetta principale.

L'archiviazione dei messaggi è automatica: tutti i messaggi più vecchi di un certo periodo di tempo saranno spostati nella corrispondente cartella della cassetta di archivio.

Come scegliere il criterio di archiviazione: portare il puntatore sulla cassetta principale (non è la cartella "posta in arrivo", ma la sua radice) -> dal menu contestuale (tasto destro) scegliere "Proprietà file di dati" e visualizzare la scheda "Criteri"; nella sezione inferiore "Archivio online" scegliere uno dei criteri proposti.
Se si sceglie "usa criteri cartella padre" verranno archiviati tutti gli elementi più vecchi di due anni. È possibile scegliere anche "Mai": in questo caso l'archiviazione non sarà automatica, ma dovrà essere fatta a mano o con criteri esplicitamente scelti sulle sottocartelle o addirittura sui singoli messaggi.

Come scartare i messaggi. La cassetta postale ha una dimensione sufficiente per contenere più anni di posta elettronica, senza dover ricorrere ad un archivio.
Non abbiate mai fretta di eliminare la posta. I messaggi "inutili", di cui si è scritto più sopra, possono essere subito eliminati (cioè messi nella "posta eliminata", dopo averli letti, se necessario...); gli altri no, vanno lasciati, al massimo organizzati in sottocartelle.

La funzione "Svuota posta eliminata" non dovrebbe essere mai usata: è molto più opportuno, periodicamente, cancellare dalla "Posta eliminata" i messaggi più vecchi, lasciando però quelli più recenti.

E chi ha già un archivio "esterno"? Chi ha "archiviato" i messaggi incollando il contenuto in un documento Word non ha capito niente della posta elettronica: è meglio che chieda la cancellazione della cassetta postale e torni con serenità alla "snail mail" (la posta cartacea).
Chi invece ha già usato le funzioni di archiviazione di Outlook si trova con un file di tipo "PST": lo deve aprire in Outlook ("File" ->"Apri ed esporta" ->"Apri file di dati di Outlook"), poi sposterà i messaggi semplicemente trascinandoli dentro le cartelle dell'"Archivio online"

Chi ha proprio necessità di un archivio da utilizzare "senza rete", oppure deve svuotare la cassetta postale perché cesserà di appartenere all'Università, può sempre utilizzare la funzione di esportazione ("File" ->"Apri ed esporta" ->"Importa/esporta"->"Esporta in un file") per trasferire tutti i messaggi, i contatti e gli eventi in un file "PST".